ڈیٹا حفظان صحت کیا ہے، اور تخلیق کاروں کے لیے یہ کیوں ضروری ہے۔
Posted: Thu Aug 14, 2025 7:22 am
کاروبار کی ترقی اور حکمت عملی کا انحصار ڈیٹا سے فائدہ اٹھانے کی صلاحیت پر ہے - قطع نظر اس کے کہ آپ اکیلے علم کے تخلیق کار ہیں یا Fortune 500 کمپنی۔
اعداد و شمار پر انحصار کرنے والے اتنے زیادہ داؤ کے ساتھ، یہ واضح ہے کہ کاروبار کی کامیابی کے لیے صاف، اچھا ڈیٹا کیوں ضروری ہے۔ غلط ڈیٹا - جسے گندا ڈیٹا کہا جاتا ہے - ناکام کاروباری کوششوں کا باعث بن سکتا ہے۔
اس آرٹیکل میں، ہم ڈیٹا اسٹوریج کو دریافت کریں گے، ڈیٹا کی حفظان صحت کیا ہے اور یہ کیوں ضروری ہے۔ اس کے علاوہ، ڈیٹا کی حفظان صحت کے بہترین طریقے یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ اپنے ڈیٹا کو صاف ستھرا رکھتے ہیں اور آپ کا کاروبار عروج پر ہے۔
کس
قسم کے ڈیٹا بیس ڈیٹا کو محفوظ کرتے ہیں؟
ڈیٹا حفظان صحت میں غوطہ لگانے سے پہلے
چھوٹے کاروبار ممکنہ طور پر کسٹمر ریلیشن شپ مینجمنٹ سسٹم میں ڈیٹا کو اسٹور اور ان تک رسائی حاصل کریں گے۔ اس میں آپ کے لیڈز، گاہکوں اور سابقہ گاہکوں کے بارے میں معلومات ہوں گی۔ CRM میں ریکارڈز میں عام طور پر چیزیں شامل ہوتی ہیں جیسے:
رابطہ کی معلومات
آبادیاتی معلومات
ای میل مارکیٹنگ کی مصروفیت
آپ کی مصنوعات یا خدمات کی پچھلی خریداریاں
آپ کی مصنوعات اور خدمات سے متعلق ان کی ضروریات کے بارے میں معلومات
بڑی کمپنیاں اپنے کاروبار کے بارے میں مزید ڈیٹا پوائنٹس تک رسائی کے لیے زیادہ جامع کاروباری ذہانت اور تجزیاتی ڈیٹا بیس کا استعمال کر سکتی ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک کپڑوں کا خوردہ فروش اپنی فروخت کو پروڈکٹ SKU کے ذریعے ریکارڈ کرے گا، ایک ایئر لائن اپنی پروازوں کا ڈیٹا رکھتا ہے، یا ایک سافٹ ویئر بطور سروس کمپنی ڈیٹا ریکارڈ کرے گا کہ کس طرح صارفین اپنے سافٹ ویئر کے مختلف حصوں کو استعمال کرتے ہیں۔ بعض اوقات، یہ ڈیٹا دانے دار ہو جاتا ہے، اور بڑی کمپنیوں میں پوری ٹیمیں ہوتی ہیں جو ڈیٹا بیس کو برقرار رکھتی ہیں اور معلومات کا تجزیہ کرتی ہیں۔
ڈیٹا کی
حفظان صحت دونوں استعمال کے معاملات کے لیے یکساں طور پر اہم ہے۔ لیکن چونکہ ہم اس بلاگ میں تخلیق کاروں پر توجہ مرکوز کر رہے ہیں، اس لیے ہم بنیادی طور پر CRM کے ذریعے جمع کیے گئے ڈیٹا پر توجہ مرکوز کریں گے۔
ڈیٹا حفظان صحت کیا ہے؟
گندے ڈیٹا کی تعریف
ڈیٹا کی صفائی ڈیٹا کی صفائی کو یقینی بنانے کا اجتماعی اور جاری عمل ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ڈیٹا کو برقرار رکھ رہے ہیں کہ یہ درست، مستقل اور قابل اعتماد ہے۔ ڈیٹا کی صفائی آپ کی اپنی جیسی کمپنیوں کو گندے ٹیلی مارکیٹنگ ڈیٹا ڈیٹا سے پیدا ہونے والے مسائل سے لڑنے سے روکتی ہے۔
لیکن، بالکل گندا ڈیٹا کیا ہے ؟ ڈیٹا کو گندا سمجھا جاتا ہے جب اس میں درج ذیل خصوصیات میں سے کوئی بھی ہو:
ڈپلیکیٹ معلومات
نامکمل (سوچتے ہیں کہ رابطے کی جگہیں موجود نہیں ہیں)
فرسودہ
غلط طریقے سے ان پٹ
غلط ہجے، ٹائپ کی غلطیاں، اور املا کے متعدد تغیرات
سب سے نیچے کی لائن - گندا ڈیٹا غلط ہے.
گندے ڈیٹا کے بارے میں سب سے خوفناک چیز یہ ہے کہ آپ کے ڈیٹا میں غلطیاں متعارف کروانا بہت آسان ہے۔ چاہے آپ ڈیٹا کو غلط طریقے سے داخل کریں، اسے باقاعدگی سے اپ ڈیٹ نہ کریں، یا اپنے سسٹم کو اپ ڈیٹ کرتے وقت کوئی حادثاتی تبدیلی کریں، آپ کے عمل میں کسی بھی وقت غلطیاں سامنے آ سکتی ہیں۔
ڈیٹا حفظان صحت کیوں اہم ہے؟
اب، آئیے دریافت کریں کہ کس طرح گندا ڈیٹا آپ کے کاروبار کے لیے نقصان دہ ہو سکتا ہے، یہی وجوہات ہیں کہ اچھے ڈیٹا کو برقرار رکھنا بہت ضروری ہے۔
آپ پیسہ اور وقت ضائع کریں گے۔
گندا ڈیٹا آپ کو مہنگا پڑے گا۔ صرف امریکہ میں، کاروبار کو ڈیٹا کے ناقص انتظام کی وجہ سے سالانہ تقریباً 3.1 ٹریلین ڈالر کا نقصان ہوتا ہے ۔
یہ صرف پیسہ نہیں ہے جو کھو گیا ہے، یہ وقت بھی ہے. لیڈ جین کی ایک تحقیق سے پتا چلا ہے کہ سیلز ٹیموں نے گندے ڈیٹا کو استعمال کرتے ہوئے فروخت کے ممکنہ وقت کا اوسط 27 فیصد ضائع کیا۔ غلط نمبر پر کال کرنا اور غلط شخص تک پہنچنا کسی کے لیے مزہ نہیں ہے۔
لیکن، جیسا کہ ہم سب جانتے ہیں، وقت پیسے کے برابر ہوتا ہے - اس لیے بالآخر خراب ڈیٹا کی پیروی کرنا آمدنی سے محروم ہونے کا ایک ضامن طریقہ ہے۔
ای میلز اور مارکیٹنگ کی دیگر کوششوں کو مناسب طریقے سے تیار نہیں کیا جائے گا۔
اگر آپ کا ڈیٹا بیس اپ ٹو ڈیٹ نہیں ہے یا غلط ہے، تو آپ ممکنہ ای میلز یا مواد بھیج سکتے ہیں جو خریدار کے سفر میں اس جگہ سے مطابقت نہیں رکھتا ہے۔
یہ بے نتیجہ ای میل ڈرپ مہمات اور دیگر پروموشنل کوششوں کا باعث بن سکتا ہے ، یہ دیکھتے ہوئے کہ ان میں درست معلومات کی کمی ہے جو صارفین کی طرف لے جا سکتی ہے۔
اس قسم کی غلطیاں آپ کے گاہک کے تعلقات اور برانڈ کی ساکھ دونوں کو خراب کرنے کی طاقت رکھتی ہیں۔ یہ ایک حقیقی ڈبل whammy ہے.
کیا بدتر ہے - اس طرح کی غلطیوں کے نتیجے میں ای میل کرن ریٹ میں اضافہ ہو سکتا ہے ۔ جب آپ اپنے مواد کو اپنے سامعین کی ضروریات کے مطابق نہیں بناتے ہیں تو ان سبسکرائب، سپیم رپورٹس، اور سخت باؤنس ایک حقیقی امکان ہیں۔ بہت جلد آپ کو اپنی ای میل لسٹ کم ہوتی نظر آنا شروع ہو جائے گی۔
آپ کو اپنے سیلز فنل کی واضح بصیرت نہیں ہوگی۔
اپنے ڈیٹا بیس کی باقاعدگی سے نگرانی اور دیکھ بھال کیے بغیر، آپ کو اپنے سیلز فنل کے معیار کے بارے میں بصیرت کی کمی ہوگی۔ اس کی وجہ سے، آپ سوالات کا جواب نہیں دے پائیں گے جیسے:
کتنے کوالیفائیڈ لیڈز ہیں؟
آپ کو اپنے فنل سے کن لیڈز کو ہٹانا چاہیے؟
آپ کی رگڑ کی شرح کیا ہے؟
ان جیسے سوالات کے درست جواب جاننے سے آپ کو یہ تعین کرنے میں مدد ملے گی کہ آپ کو سیلز اور مارکیٹنگ کی کوششوں میں کہاں سرمایہ کاری کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ اپنے ڈیٹا کی بنیاد پر OKRs (مقاصد اور کلیدی نتائج) بھی تیار کر سکتے ہیں!
گندے ڈیٹا کا دفاع: ڈیٹا حفظان صحت کے بہترین طریقے
ڈیٹا-ہائیجین-بہترین طرز عمل
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، گندے ڈیٹا کے منفی پہلو آپ کے کاروبار کے لیے بالکل تباہ کن ہوسکتے ہیں۔ لیکن، کبھی خوف نہ کھائیں - ڈیٹا حفظان صحت کے بہترین طریقے یہاں ہیں۔ چاہے آپ کا کاروبار ایک دن کا ہو یا سال پرانا، یہ ڈیٹا حفظان صحت کے طریقوں کو آپ کے کاروبار کی زندگی کے کسی بھی موڑ پر لاگو کیا جا سکتا ہے۔ آئیے اس تک پہنچتے ہیں!
ایک آڈٹ کے ساتھ شروع کریں
ایک آڈٹ آپ کو اپنے ڈیٹا کی بڑی تصویر کا اندازہ لگانے میں مدد کرے گا۔ اس سے آپ کو یہ معلوم کرنے میں مدد ملتی ہے کہ کون سے میٹرکس مفید ہیں اور مفید نہیں اور کون سی معلومات مددگار سے زیادہ نقصان دہ ہے۔ آڈٹ کے ساتھ، آپ سوالوں کے جواب دینے کے قابل ہو جائیں گے جیسے، "کون سے ڈیٹا پوائنٹس کی ضرورت ہے؟،" اور، "کن شعبوں میں بہتری کی سب سے زیادہ ضرورت ہے؟"۔
بنیادی طور پر، آڈٹ کو اس بات کا تعین کرنا چاہیے کہ آپ کے ڈیٹا اکٹھا کرنے اور معیاری بنانے میں کہاں مسائل موجود ہیں۔
ڈیٹا اکٹھا کرنے کے طریقوں کا جائزہ لیں اور ان کو بہتر بنائیں۔
آڈٹ کے دوران یا اس کے بعد ہر ایک ذریعہ اور طریقہ پر ایک نظر ڈالنے کا بہترین وقت ہے جس کے ذریعے ڈیٹا آپ کے سسٹم میں داخل ہوتا ہے۔
مثال کے طور پر، آپ اپنی ویب سائٹ کے فارمز کو ہموار کر سکتے ہیں ، جو فریق اول کی معلومات (آپ کا سب سے قیمتی ڈیٹا) حاصل کرتے ہیں، جیسے آپ کے مواد کے ڈاؤن لوڈ، بلاگ سبسکرپشنز، یا ویبنار رجسٹریشن۔
ایک اور غور یہ ہے کہ دستی ڈیٹا انٹری کو کیسے کم کیا جائے ۔ آٹومیشن ٹولز نہ صرف ڈیٹا انٹری انسانی غلطیوں کو کم کرتے ہیں بلکہ مزید اہم کاموں کے لیے وقت بھی خالی کرتے ہیں - جیسے کہ آپ کا اگلا وائرل.
اعداد و شمار پر انحصار کرنے والے اتنے زیادہ داؤ کے ساتھ، یہ واضح ہے کہ کاروبار کی کامیابی کے لیے صاف، اچھا ڈیٹا کیوں ضروری ہے۔ غلط ڈیٹا - جسے گندا ڈیٹا کہا جاتا ہے - ناکام کاروباری کوششوں کا باعث بن سکتا ہے۔
اس آرٹیکل میں، ہم ڈیٹا اسٹوریج کو دریافت کریں گے، ڈیٹا کی حفظان صحت کیا ہے اور یہ کیوں ضروری ہے۔ اس کے علاوہ، ڈیٹا کی حفظان صحت کے بہترین طریقے یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ اپنے ڈیٹا کو صاف ستھرا رکھتے ہیں اور آپ کا کاروبار عروج پر ہے۔
کس
قسم کے ڈیٹا بیس ڈیٹا کو محفوظ کرتے ہیں؟
ڈیٹا حفظان صحت میں غوطہ لگانے سے پہلے
چھوٹے کاروبار ممکنہ طور پر کسٹمر ریلیشن شپ مینجمنٹ سسٹم میں ڈیٹا کو اسٹور اور ان تک رسائی حاصل کریں گے۔ اس میں آپ کے لیڈز، گاہکوں اور سابقہ گاہکوں کے بارے میں معلومات ہوں گی۔ CRM میں ریکارڈز میں عام طور پر چیزیں شامل ہوتی ہیں جیسے:
رابطہ کی معلومات
آبادیاتی معلومات
ای میل مارکیٹنگ کی مصروفیت
آپ کی مصنوعات یا خدمات کی پچھلی خریداریاں
آپ کی مصنوعات اور خدمات سے متعلق ان کی ضروریات کے بارے میں معلومات
بڑی کمپنیاں اپنے کاروبار کے بارے میں مزید ڈیٹا پوائنٹس تک رسائی کے لیے زیادہ جامع کاروباری ذہانت اور تجزیاتی ڈیٹا بیس کا استعمال کر سکتی ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک کپڑوں کا خوردہ فروش اپنی فروخت کو پروڈکٹ SKU کے ذریعے ریکارڈ کرے گا، ایک ایئر لائن اپنی پروازوں کا ڈیٹا رکھتا ہے، یا ایک سافٹ ویئر بطور سروس کمپنی ڈیٹا ریکارڈ کرے گا کہ کس طرح صارفین اپنے سافٹ ویئر کے مختلف حصوں کو استعمال کرتے ہیں۔ بعض اوقات، یہ ڈیٹا دانے دار ہو جاتا ہے، اور بڑی کمپنیوں میں پوری ٹیمیں ہوتی ہیں جو ڈیٹا بیس کو برقرار رکھتی ہیں اور معلومات کا تجزیہ کرتی ہیں۔
ڈیٹا کی
حفظان صحت دونوں استعمال کے معاملات کے لیے یکساں طور پر اہم ہے۔ لیکن چونکہ ہم اس بلاگ میں تخلیق کاروں پر توجہ مرکوز کر رہے ہیں، اس لیے ہم بنیادی طور پر CRM کے ذریعے جمع کیے گئے ڈیٹا پر توجہ مرکوز کریں گے۔
ڈیٹا حفظان صحت کیا ہے؟
گندے ڈیٹا کی تعریف
ڈیٹا کی صفائی ڈیٹا کی صفائی کو یقینی بنانے کا اجتماعی اور جاری عمل ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ڈیٹا کو برقرار رکھ رہے ہیں کہ یہ درست، مستقل اور قابل اعتماد ہے۔ ڈیٹا کی صفائی آپ کی اپنی جیسی کمپنیوں کو گندے ٹیلی مارکیٹنگ ڈیٹا ڈیٹا سے پیدا ہونے والے مسائل سے لڑنے سے روکتی ہے۔
لیکن، بالکل گندا ڈیٹا کیا ہے ؟ ڈیٹا کو گندا سمجھا جاتا ہے جب اس میں درج ذیل خصوصیات میں سے کوئی بھی ہو:
ڈپلیکیٹ معلومات
نامکمل (سوچتے ہیں کہ رابطے کی جگہیں موجود نہیں ہیں)
فرسودہ
غلط طریقے سے ان پٹ
غلط ہجے، ٹائپ کی غلطیاں، اور املا کے متعدد تغیرات
سب سے نیچے کی لائن - گندا ڈیٹا غلط ہے.
گندے ڈیٹا کے بارے میں سب سے خوفناک چیز یہ ہے کہ آپ کے ڈیٹا میں غلطیاں متعارف کروانا بہت آسان ہے۔ چاہے آپ ڈیٹا کو غلط طریقے سے داخل کریں، اسے باقاعدگی سے اپ ڈیٹ نہ کریں، یا اپنے سسٹم کو اپ ڈیٹ کرتے وقت کوئی حادثاتی تبدیلی کریں، آپ کے عمل میں کسی بھی وقت غلطیاں سامنے آ سکتی ہیں۔
ڈیٹا حفظان صحت کیوں اہم ہے؟
اب، آئیے دریافت کریں کہ کس طرح گندا ڈیٹا آپ کے کاروبار کے لیے نقصان دہ ہو سکتا ہے، یہی وجوہات ہیں کہ اچھے ڈیٹا کو برقرار رکھنا بہت ضروری ہے۔
آپ پیسہ اور وقت ضائع کریں گے۔
گندا ڈیٹا آپ کو مہنگا پڑے گا۔ صرف امریکہ میں، کاروبار کو ڈیٹا کے ناقص انتظام کی وجہ سے سالانہ تقریباً 3.1 ٹریلین ڈالر کا نقصان ہوتا ہے ۔
یہ صرف پیسہ نہیں ہے جو کھو گیا ہے، یہ وقت بھی ہے. لیڈ جین کی ایک تحقیق سے پتا چلا ہے کہ سیلز ٹیموں نے گندے ڈیٹا کو استعمال کرتے ہوئے فروخت کے ممکنہ وقت کا اوسط 27 فیصد ضائع کیا۔ غلط نمبر پر کال کرنا اور غلط شخص تک پہنچنا کسی کے لیے مزہ نہیں ہے۔
لیکن، جیسا کہ ہم سب جانتے ہیں، وقت پیسے کے برابر ہوتا ہے - اس لیے بالآخر خراب ڈیٹا کی پیروی کرنا آمدنی سے محروم ہونے کا ایک ضامن طریقہ ہے۔
ای میلز اور مارکیٹنگ کی دیگر کوششوں کو مناسب طریقے سے تیار نہیں کیا جائے گا۔
اگر آپ کا ڈیٹا بیس اپ ٹو ڈیٹ نہیں ہے یا غلط ہے، تو آپ ممکنہ ای میلز یا مواد بھیج سکتے ہیں جو خریدار کے سفر میں اس جگہ سے مطابقت نہیں رکھتا ہے۔
یہ بے نتیجہ ای میل ڈرپ مہمات اور دیگر پروموشنل کوششوں کا باعث بن سکتا ہے ، یہ دیکھتے ہوئے کہ ان میں درست معلومات کی کمی ہے جو صارفین کی طرف لے جا سکتی ہے۔
اس قسم کی غلطیاں آپ کے گاہک کے تعلقات اور برانڈ کی ساکھ دونوں کو خراب کرنے کی طاقت رکھتی ہیں۔ یہ ایک حقیقی ڈبل whammy ہے.
کیا بدتر ہے - اس طرح کی غلطیوں کے نتیجے میں ای میل کرن ریٹ میں اضافہ ہو سکتا ہے ۔ جب آپ اپنے مواد کو اپنے سامعین کی ضروریات کے مطابق نہیں بناتے ہیں تو ان سبسکرائب، سپیم رپورٹس، اور سخت باؤنس ایک حقیقی امکان ہیں۔ بہت جلد آپ کو اپنی ای میل لسٹ کم ہوتی نظر آنا شروع ہو جائے گی۔
آپ کو اپنے سیلز فنل کی واضح بصیرت نہیں ہوگی۔
اپنے ڈیٹا بیس کی باقاعدگی سے نگرانی اور دیکھ بھال کیے بغیر، آپ کو اپنے سیلز فنل کے معیار کے بارے میں بصیرت کی کمی ہوگی۔ اس کی وجہ سے، آپ سوالات کا جواب نہیں دے پائیں گے جیسے:
کتنے کوالیفائیڈ لیڈز ہیں؟
آپ کو اپنے فنل سے کن لیڈز کو ہٹانا چاہیے؟
آپ کی رگڑ کی شرح کیا ہے؟
ان جیسے سوالات کے درست جواب جاننے سے آپ کو یہ تعین کرنے میں مدد ملے گی کہ آپ کو سیلز اور مارکیٹنگ کی کوششوں میں کہاں سرمایہ کاری کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ اپنے ڈیٹا کی بنیاد پر OKRs (مقاصد اور کلیدی نتائج) بھی تیار کر سکتے ہیں!
گندے ڈیٹا کا دفاع: ڈیٹا حفظان صحت کے بہترین طریقے
ڈیٹا-ہائیجین-بہترین طرز عمل
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، گندے ڈیٹا کے منفی پہلو آپ کے کاروبار کے لیے بالکل تباہ کن ہوسکتے ہیں۔ لیکن، کبھی خوف نہ کھائیں - ڈیٹا حفظان صحت کے بہترین طریقے یہاں ہیں۔ چاہے آپ کا کاروبار ایک دن کا ہو یا سال پرانا، یہ ڈیٹا حفظان صحت کے طریقوں کو آپ کے کاروبار کی زندگی کے کسی بھی موڑ پر لاگو کیا جا سکتا ہے۔ آئیے اس تک پہنچتے ہیں!
ایک آڈٹ کے ساتھ شروع کریں
ایک آڈٹ آپ کو اپنے ڈیٹا کی بڑی تصویر کا اندازہ لگانے میں مدد کرے گا۔ اس سے آپ کو یہ معلوم کرنے میں مدد ملتی ہے کہ کون سے میٹرکس مفید ہیں اور مفید نہیں اور کون سی معلومات مددگار سے زیادہ نقصان دہ ہے۔ آڈٹ کے ساتھ، آپ سوالوں کے جواب دینے کے قابل ہو جائیں گے جیسے، "کون سے ڈیٹا پوائنٹس کی ضرورت ہے؟،" اور، "کن شعبوں میں بہتری کی سب سے زیادہ ضرورت ہے؟"۔
بنیادی طور پر، آڈٹ کو اس بات کا تعین کرنا چاہیے کہ آپ کے ڈیٹا اکٹھا کرنے اور معیاری بنانے میں کہاں مسائل موجود ہیں۔
ڈیٹا اکٹھا کرنے کے طریقوں کا جائزہ لیں اور ان کو بہتر بنائیں۔
آڈٹ کے دوران یا اس کے بعد ہر ایک ذریعہ اور طریقہ پر ایک نظر ڈالنے کا بہترین وقت ہے جس کے ذریعے ڈیٹا آپ کے سسٹم میں داخل ہوتا ہے۔
مثال کے طور پر، آپ اپنی ویب سائٹ کے فارمز کو ہموار کر سکتے ہیں ، جو فریق اول کی معلومات (آپ کا سب سے قیمتی ڈیٹا) حاصل کرتے ہیں، جیسے آپ کے مواد کے ڈاؤن لوڈ، بلاگ سبسکرپشنز، یا ویبنار رجسٹریشن۔
ایک اور غور یہ ہے کہ دستی ڈیٹا انٹری کو کیسے کم کیا جائے ۔ آٹومیشن ٹولز نہ صرف ڈیٹا انٹری انسانی غلطیوں کو کم کرتے ہیں بلکہ مزید اہم کاموں کے لیے وقت بھی خالی کرتے ہیں - جیسے کہ آپ کا اگلا وائرل.