然而，拥有完全私有的数据库还不够。最有趣的是使用文档应用程序，它允许您授予某些用户访问特定文件的权限。
一个例子是向协作者提供访问权限，以便他们可以赶上特定项目。如果您可以使用文档管理器执行此操作，则可以更轻松地了解谁访问了该信息。
备份
文档管理应用程序的一个非常重要的细节是安全性。不仅要防止 新加坡 telegram 未经授权的访问您的数据，而且要确保数据得到正确保存。
这就是云文档管理系统的亮点。与直接安装在计算机上的文档软件不同，云软件远程安全地存储您的所有信息。此外，每天进行备份以确保信息的完整性也是很常见的。
正是由于这个原因，云中的文档软件通常比安装在本地的文档软件方便得多。
信息检索
选择文档管理器时一个非常重要的细节是您是否可以轻松找到所需内容。
在您的文件中，您会发现发票、预算、合同、流程等等......因此拥有良好的搜索和过滤系统至关重要。最好的文档数据库软件是那些允许您通过多个条件和搜索字段查找数据的软件：
文件名
创建日期
价格
关联客户
标签
而且，最重要的是您的文档管理程序能够使用标签。标记是一个非常强大的工具，可以帮助您以个性化的方式对信息进行分类 - 例如，您可以将文档标记为重要的或与特定业务相关的文档。
文件追溯
在任何公司中，您生成的所有信息通常都以某种方式相互关联。
例如，您的客户将有一个客户文件，其中应关联迄今为止执行的所有项目。或者，对于您开发的操作流程，这些应该链接到相应的文档。
文档可追溯性使您可以将文档追溯到其来源，并了解与其相关的其他信息。在这种情况下，理想的情况是能够从联系人跳转到报价，或者从报价跳转到发票等等。
使用具有可追溯性的文档管理软件可以在解决事件时更轻松地查找信息