जिस व्यक्ति को आप संदेश भेज रहे हैं, उसके समय क्षेत्र के बारे में सोचें। व्यावसायिक संचार के लिए यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। आपके समयानुसार सुबह 9 बजे भेजा गया संदेश उनके समयानुसार सुबह 3 बजे हो सकता है। यह एक सामान्य गलती है। यह आसानी से हो सकती है। समय क्षेत्र का ध्यान रखें। किसी दूर बैठे व्यक्ति को संदेश भेजने से पहले हमेशा दोबारा जाँच करें। इससे पता चलता है कि आप विचारशील हैं।
आप पहले से योजना भी बना सकते हैं। कुछ ऐप्स आपको संदेशों को शेड्यूल करने की सुविधा फोन नंबर सूची खरीदें देते हैं। आप अभी अपना संदेश लिख सकते हैं और बाद में भेज सकते हैं। यह व्यवसाय के लिए एक बेहतरीन सुविधा है। यह आपको ट्रैक पर बने रहने में मदद करती है। यह आपकी पेशेवर छवि बनाए रखने में भी मदद करती है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके संदेश आपके ग्राहकों या सहकर्मियों के लिए सबसे उपयुक्त समय पर पहुँचें। यह आपके एसएमएस कौशल को बेहतर बनाने का एक सरल लेकिन प्रभावी तरीका है।
भेजने से पहले टाइपिंग की गलतियों और त्रुटियों की जांच करें
वर्तनी की गलतियों से भरा संदेश सबसे बुरा लगता है। भेजने से पहले हमेशा अपने संदेश की प्रूफ़रीडिंग करें। टाइपिंग की गलतियाँ आपको लापरवाह दिखा सकती हैं। ये आपके संदेश के अर्थ को भी भ्रमित कर सकती हैं। एक छोटी सी गलती कभी-कभी वाक्य का अर्थ बदल सकती है। इससे बड़ी ग़लतफ़हमियाँ पैदा हो सकती हैं। अपने संदेश को ध्यान से पढ़ने के लिए थोड़ा समय निकालें। यह एक आसान कदम है, लेकिन बहुत ज़रूरी भी है।
यह एक अच्छी आदत है। प्रूफ़रीडिंग आपके स्वभाव में शुमार हो जानी चाहिए। इसमें बस कुछ सेकंड लगते हैं। हालाँकि, इसके फ़ायदे बहुत ज़्यादा हैं। एक साफ़-सुथरा, त्रुटिरहित संदेश पेशेवर और स्मार्ट लगता है। यह दर्शाता है कि आप अपनी बात की परवाह करते हैं। यह दर्शाता है कि आप जिस व्यक्ति को संदेश भेज रहे हैं, उसका आप सम्मान करते हैं। यह आपके रिश्तों में विश्वास बनाने के लिए बेहद ज़रूरी है। इसलिए, हमेशा यह अतिरिक्त कदम उठाएँ।
लिंक और अटैचमेंट का बुद्धिमानी से उपयोग करें
कभी-कभी, आपको कोई लिंक या इमेज शेयर करनी होती है। ऐसा करते समय, सुनिश्चित करें कि लिंक छोटा हो। लंबे लिंक एसएमएस संदेश में अव्यवस्थित लग सकते हैं। छोटा लिंक ज़्यादा साफ़ और पेशेवर होता है। ऐसा करने के लिए आप कई मुफ़्त टूल इस्तेमाल कर सकते हैं। यह ख़ास तौर पर उन व्यावसायिक संदेशों के लिए उपयोगी है जहाँ आप साफ़-सुथरा दिखना चाहते हैं। यह आपके संदेश को ज़्यादा पढ़ने योग्य बनाता है।
जब आप कोई अटैचमेंट भेजें, तो सुनिश्चित करें कि वह छोटा हो। बड़ी फ़ाइलें डाउनलोड होने में ज़्यादा समय लेती हैं। वे बहुत सारा डेटा भी खर्च कर सकती हैं। हर किसी के पास अच्छा डेटा प्लान नहीं होता। हर किसी के पास तेज़ इंटरनेट कनेक्शन नहीं होता। इन बातों का ध्यान रखें। भेजने से पहले हमेशा इमेज और दूसरी फ़ाइलों को कंप्रेस करके रखें। यह दूसरे व्यक्ति के प्रति एक दयालुता है।
गोपनीयता बनाए रखें और सीमाओं का सम्मान करें
दूसरों की निजी जानकारी कभी साझा न करें। उनके फ़ोन नंबर या संदेश साझा न करें। गोपनीयता बहुत महत्वपूर्ण है। कुछ भी साझा करने से पहले हमेशा अनुमति लें। इसमें उनकी तस्वीरें भी शामिल हैं। गोपनीयता का सम्मान करना एक अच्छे इंसान होने का एक बुनियादी हिस्सा है। यह सभी संचार का एक बुनियादी नियम है। अपने संदेशों में विश्वसनीय रहें।
सीमाओं का सम्मान करने का मतलब यह भी है कि बहुत ज़्यादा संदेश न भेजें। किसी को हर मिनट संदेश न भेजें। उन्हें जवाब देने का समय दें। अगर आप बहुत ज़्यादा संदेश भेजते हैं, तो आप बेताब या ज़िद्दी लग सकते हैं। यह सामने वाले को परेशान कर सकता है। बातचीत को स्वाभाविक रूप से चलने दें। उसे ज़बरदस्ती करने की कोशिश न करें। धैर्य रखें और जवाब का इंतज़ार करें। यह परिपक्वता दर्शाता है।
अंत में, अच्छे एसएमएस संदेश भेजना एक कौशल
है। इसके लिए थोड़े अभ्यास की आवश्यकता होती है। लेकिन इन सरल नियमों का पालन करके, आप इसमें सुधार कर सकते हैं। आप एक बेहतरीन संचारक बन सकते हैं। स्पष्ट, विनम्र और सम्मानजनक बने रहें। अपने श्रोताओं और अपने उद्देश्य के बारे में सोचें। अपने संदेशों को संक्षिप्त और सरल रखें। समय का ध्यान रखें। हमेशा प्रूफ़रीडिंग करें। लिंक और अटैचमेंट का समझदारी से इस्तेमाल करें। और सबसे बढ़कर, गोपनीयता और सीमाओं का सम्मान करें। इन सुझावों का पालन करने से आपको प्रभावी और अच्छी तरह से प्राप्त होने वाले संदेश भेजने में मदद मिलेगी। आपके संदेश इससे बेहतर होंगे। इससे आप जिन लोगों को भी संदेश भेजते हैं, उनके साथ आपके संबंध मज़बूत होंगे।